Déclarer une facture vétérinaire : voici comment procéder facilement et rapidement

Où puis-je envoyer ma facture de vétérinaire ?

Tu peux envoyer ta facture vétérinaire via le portail client ou le formulaire en ligne.

Le plus simple est de passer par notre portail client. Tu peux y signaler une consultation chez le vétérinaire, télécharger la facture et saisir directement les informations nécessaires, sans avoir à indiquer tes coordonnées ni celles de ton compagnon à quatre pattes.

Quelle que soit la méthode choisie, merci de nous transmettre chaque facture dans un message distinct.

Une facture par déclaration : qu'est-ce que cela signifie ?

Veuillez créer une déclaration distincte pour chaque facture vétérinaire. Cela vaut également lorsque plusieurs factures concernent la même affection ou un traitement en cours.

Si, par exemple, tu as reçu une facture pour le premier examen et une autre pour le contrôle de suivi, tu dois les transmettre dans deux déclarations distinctes. Merci de ne pas télécharger plusieurs factures ensemble dans une même déclaration ni de les regrouper dans un seul fichier.

Bon à savoir : si une facture comporte plusieurs pages, toutes ces pages doivent être regroupées dans une seule et même déclaration.

Pourquoi pas de factures groupées ou de récapitulatifs annuels ?

Conserver les justificatifs des frais vétérinaires et ne les envoyer qu'à la fin de l'année ? Cela semble pratique, mais cela entraîne souvent un délai de traitement plus long et des demandes de précisions supplémentaires.

Dans le cas de factures groupées ou de récapitulatifs annuels, il n’est souvent pas possible de déterminer clairement quelles prestations correspondent à quel traitement. Nous sommes donc contraints de te demander des précisions ou de les solliciter auprès de ton cabinet vétérinaire, et devons généralement demander des documents supplémentaires, tels que le dossier médical et les rapports vétérinaires. Le traitement de ta demande peut prendre beaucoup de temps tant que nous ne disposons pas de toutes les informations nécessaires.

Si tu nous envoies chaque facture séparément dès sa réception, tu nous aides à attribuer clairement chaque facture au traitement correspondant et aux frais associés. Cela permet de réduire les demandes de précisions et nous permet de vérifier ta facture plus rapidement. De plus, tu gardes ainsi une bonne vue d'ensemble et tu évites que le délai de 30 jours ne soit dépassé.

Veuillez donc envoyer les factures détaillées de votre cabinet vétérinaire dans une déclaration distincte, immédiatement après chaque visite chez le vétérinaire. Si vous ne disposez que d'une facture globale ou d'un récapitulatif annuel, demandez à votre cabinet de vous fournir les factures détaillées correspondantes.

Quand dois-je envoyer ma facture ?

Conformément à nos Conditions générales d'assurance (CGA), tu dois nous envoyer ta facture vétérinaire dès que possible après sa réception, au plus tard dans un délai de 30 jours.

N'attendez donc pas que le traitement soit entièrement terminé ou que plusieurs factures se soient accumulées. Vous pouvez déclarer directement et individuellement chaque facture que vous recevez.

Important : si ce délai n'est pas respecté, cela peut entraîner une réduction des prestations, conformément aux CGA.

Notre conseil : transmettez votre facture via le portail client dès que vous l'avez reçue. Ainsi, vous ne risquerez pas de l'oublier au quotidien.

Quel diagnostic dois-je choisir ?

Lors de la déclaration, sélectionne le diagnostic qui correspond au traitement prescrit. Pour cela, réfère-toi aux indications de ton vétérinaire ainsi qu'à la facture ou au rapport de soins. Un choix approprié nous aide à classer correctement ta déclaration.

Comment décrire ce qui s'est passé ?

Pas besoin d'un long texte. Une description brève et claire nous aide à comprendre pourquoi ton compagnon à quatre pattes a été soigné. Dans la mesure du possible, réponds aux questions suivantes :

• Quels symptômes ton animal présentait-il ?
• Quand les avez-vous remarqués pour la première fois ?
• Pourquoi cette consultation chez le vétérinaire ?
• En cas d'accident : que s'est-il passé et à quel moment ?

Par exemple :

« Depuis le 10 octobre, Luna se gratte souvent l'oreille droite. Elle a été examinée le 12 octobre. La vétérinaire a diagnostiqué une otite et lui a prescrit des gouttes pour les oreilles. »

Lors d'un suivi, tu peux indiquer brièvement à quel traitement antérieur il se rapporte. Sur le portail client, tu peux établir directement le lien en sélectionnant « Traitements de suivi ».

Quelles sont les informations et les pièces justificatives requises ?

Téléchargez la facture originale complète, de manière à ce qu'elle soit bien lisible. Conformément aux CGA, elle doit comporter les informations suivantes :

• Nom de ton animal
• Date du premier diagnostic et date du traitement
• diagnostic
• Prestations vétérinaires fournies et médicaments
• Montant de la facture correspondant à la prestation concernée
• Nom, adresse et numéro de téléphone du vétérinaire traitant

Joins également les justificatifs, reçus, ordonnances et rapports médicaux pertinents dont tu disposes (dans le même document sous forme de pages supplémentaires ou par e-mail à l'adresse service@calingo.ch). Si nous avons besoin d'autres documents pour notre évaluation, par exemple ton dossier médical, nous te contacterons.

Prêt à envoyer ta candidature ? Voici une petite liste de contrôle

• Une facture par déclaration : créer une nouvelle déclaration pour chaque facture supplémentaire.
• Utiliser des factures individuelles : ne pas envoyer de factures groupées ni de récapitulatifs annuels.
• Respectez le délai : signalez toute facture dans les 30 jours.
• Télécharger l'intégralité du document : joindre toutes les pages d'une facture de manière bien lisible.

Tu as des questions concernant la soumission ? Nous sommes à ta disposition et nous nous ferons un plaisir de t'aider.

Tu as encore des questions sur la santé de ton compagnon à quatre pattes ?

Outre la déclaration des frais, nous sommes également à ta disposition et à celle de ton compagnon à quatre pattes au quotidien : grâce au service de consultation vétérinaire en ligne inclus dans ton assurance pour animaux de compagnie Calingo, tu bénéficies d'une assistance vétérinaire 24 heures sur 24 par chat, téléphone ou vidéo. Que ce soit pour des questions sur les symptômes, l'alimentation ou le comportement, notre service de télémédecine t'aide à mieux évaluer la situation.